E-Mail-Archivierung¶

Die E-Mail-Archivierung legt alle ein- und ausgehenden Nachrichten revisionssicher ab. Sie finden den Bereich über den Menüpunkt "Archiv" und durchsuchen dort Ihr gesamtes Mail-Archiv. Postfächer auf der Wolfswerk-Plattform werden automatisch archiviert. Externe Postfächer binden Owner und Admins über "Archiv-Quellen" an.

Wofür Sie es brauchen¶

Viele Unternehmen müssen geschäftliche E-Mails über Jahre aufbewahren, sei es aus gesetzlichen Gründen, aus Gründen der Nachvollziehbarkeit oder zur eigenen Absicherung. Wer dazu auf die normalen Postfächer angewiesen ist, hat ein Problem. Mails werden gelöscht, Postfächer aufgeräumt, Mitarbeiter verlassen das Unternehmen. Die E-Mail-Archivierung löst das, indem sie jede Nachricht automatisch und unveränderbar ablegt.

Ein Beispiel. Ein Kunde fragt nach einer Zusage, die Sie ihm vor einem Jahr per Mail gemacht haben. In Ihrem Postfach finden Sie die Mail nicht mehr, weil sie längst gelöscht ist. Im Archiv geben Sie ein Stichwort ein, finden die Original-Nachricht und lesen den genauen Wortlaut nach. Bei Bedarf legen Sie die Mail zurück in Ihr Postfach.

Ein zweites Beispiel betrifft eine Prüfung. Ein Wirtschaftsprüfer oder eine Behörde verlangt den vollständigen Schriftverkehr zu einem Vorgang. Da das Archiv lückenlos und schreibgeschützt ist, können Sie belegen, dass nichts nachträglich verändert wurde. Genau das bedeutet "revisionssicher".

Ein drittes Beispiel. Eine Mitarbeiterin verlässt das Unternehmen. Ihr Schriftverkehr bleibt im Archiv erhalten und geht nicht mit dem gelöschten Postfach verloren.

Funktionen im Überblick¶

Die E-Mail-Archivierung besteht aus zwei Teilen. Der Bereich "Archiv" ist für alle Nutzer da. Der Bereich "Archiv-Quellen" ist Owner und Admins vorbehalten.

Revisionssicheres Archiv¶

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden gespeichert. Die Inhalte sind schreibgeschützt. Sie lassen sich hier ausschließlich durchsuchen und lesen, aber nicht verändern oder löschen. So bleibt das Archiv jederzeit unverfälscht.

Automatisches Journaling¶

Postfächer auf der Wolfswerk-Plattform werden automatisch archiviert. "Journaling" bedeutet, dass jede Nachricht beim Versand und beim Empfang automatisch eine Kopie ins Archiv erhält. Für diese Postfächer müssen Sie nichts einrichten.

Eigene Sicht je Nutzer¶

Jeder Nutzer sieht im Archiv automatisch nur seine eigenen Mails, also die Nachrichten, bei denen die eigene Adresse als Absender, Empfänger, CC oder BCC vorkommt. Sie sehen nicht den Schriftverkehr anderer Kollegen.

Volltextsuche¶

Über das Feld "Im Archiv suchen…" finden Sie Nachrichten nach Stichwort. Die Suche durchsucht Betreff, Absender, Empfänger und Inhalt. Lassen Sie das Feld leer, werden alle Nachrichten angezeigt. Über das X im Suchfeld setzen Sie die Suche zurück. Ein Zähler nennt die Anzahl der archivierten Nachrichten.

Nachricht lesen¶

Klicken Sie auf einen Treffer, öffnet sich rechts der Lesebereich. Er zeigt Betreff, Absender (Von), Empfänger (An), CC und Datum. HTML-Mails werden in einer sicheren, abgeschotteten Ansicht dargestellt, reine Text-Mails als formatierter Text. Vorhandene Anhänge werden mit Namen aufgelistet.

Ins Postfach wiederherstellen¶

Über "Ins Postfach wiederherstellen" legen Sie eine archivierte E-Mail in den Ordner "Wiederhergestellt" Ihres Postfachs zurück. Vor der Ausführung erscheint ein Hinweis. Danach finden Sie die Mail wieder in Ihrem normalen Posteingang vor, im genannten Ordner.

Externe Archiv-Quellen¶

Owner und Admins binden über den Bereich "Archiv-Quellen" externe Postfächer an. Möglich sind ein eigener IMAP-Server (auch Gmail oder Outlook.com per App-Passwort), Google Workspace über einen Service-Account sowie Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online über eine Azure-App-Registrierung. Beim Anbinden ruft das System alle Ordner ab, also Posteingang, Gesendet und weitere.

Quellen verwalten¶

Zu jeder Quelle sehen Sie den Status (verbunden, synchronisiert, Authentifizierung ausstehend oder Fehler) und den Zeitpunkt der letzten Synchronisierung. Über "Jetzt synchronisieren" stoßen Sie einen Abruf manuell an. Über "Entfernen" lösen Sie eine Quelle wieder. Bereits archivierte Mails bleiben dabei erhalten, es werden aber keine neuen mehr abgerufen.

Schritt für Schritt¶

Im Archiv suchen und lesen¶

1. Öffnen Sie den Menüpunkt "Archiv".
2. Geben Sie ein Stichwort in das Feld "Im Archiv suchen…" ein und klicken Sie auf "Suchen". Oder blättern Sie durch alle Nachrichten.
3. Klicken Sie auf einen Treffer, um die Nachricht im rechten Bereich zu lesen.
4. Bei Bedarf klicken Sie auf "Ins Postfach wiederherstellen". Die Mail landet im Ordner "Wiederhergestellt".

Eine externe Quelle anbinden (Owner/Admin)¶

1. Öffnen Sie als Owner oder Admin den Bereich "Archiv-Quellen".
2. Klicken Sie auf "+ Quelle hinzufügen".
3. Wählen Sie unter "1. Quelltyp wählen" den passenden Typ: eigener IMAP-Server, Google Workspace oder Microsoft 365.
4. Tragen Sie unter "2. Zugangsdaten" die geforderten Felder ein, etwa Name der Quelle, Server und Zugangsdaten.
5. Klicken Sie auf "Verbinden". Der erste Abruf startet automatisch.

Einstellungen und Optionen¶

Für Postfächer auf der Wolfswerk-Plattform ist keine eigene Quelle nötig. Sie werden automatisch durch das Journaling erfasst. Externe Quellen sind nur dann erforderlich, wenn Sie Postfächer außerhalb der Plattform archivieren möchten.

Die Suche und das Lesen stehen allen Nutzern mit aktivem Addon offen, jeweils begrenzt auf die eigenen Mails. Die Verwaltung der Archiv-Quellen ist Owner und Admins vorbehalten. Nutzer ohne diese Berechtigung erhalten beim Aufruf einen entsprechenden Hinweis.

Zugangsdaten externer Quellen werden verschlüsselt gespeichert. Für Gmail und Outlook.com empfiehlt sich ein App-Passwort, das eine aktivierte Zwei-Faktor-Anmeldung voraussetzt.

Tipps und Hinweise¶

• Für Plattform-Postfächer müssen Sie nichts einrichten. Sie werden automatisch archiviert.
• Archivierte Inhalte sind schreibgeschützt. Sie können sie lesen, durchsuchen und wiederherstellen, aber nicht verändern oder löschen.
• Beim Anbinden externer Postfächer werden alle Ordner abgerufen, also Posteingang, Gesendet und weitere.
• Eine wiederhergestellte Mail landet immer im Ordner "Wiederhergestellt". So vermischt sie sich nicht mit Ihrem aktuellen Posteingang.
• Verwenden Sie für externe Quellen ein dediziertes Service-Konto mit Lesezugriff. Das ist sicherer als ein persönliches Passwort.

Häufige Fragen¶

Sehe ich auch die Mails meiner Kollegen? Nein. Sie sehen im Archiv ausschließlich Nachrichten, bei denen Ihre Adresse beteiligt ist.

Was bedeutet revisionssicher? Die archivierten Mails sind schreibgeschützt und lassen sich nicht nachträglich verändern oder löschen. So ist belegbar, dass nichts manipuliert wurde.

Muss ich meine Plattform-Postfächer als Quelle anlegen? Nein. Diese werden automatisch über das Journaling archiviert. Quellen brauchen Sie nur für externe Postfächer.

Kann ich eine archivierte Mail zurück in mein Postfach holen? Ja. Über "Ins Postfach wiederherstellen" wird die Mail in den Ordner "Wiederhergestellt" Ihres Postfachs gelegt.

Wer darf externe Quellen verwalten? Nur Owner und Admins. Alle anderen Nutzer können das Archiv durchsuchen und lesen.

Detailansichten¶

Archiv-Quellen¶

Verwandte Module¶

• Mail
• Schutz & Sicherheit
• E-Mail-Verschlüsselung
• ONE Dokumente