ONE PDF¶

Optionale Erweiterung

Dieses Modul ist eine optionale Erweiterung. Voraussetzung: das aktive Addon ONE PDF in Ihrer Organisation.

Mit ONE PDF sehen, bearbeiten und verwandeln Sie PDF-Dateien direkt im Portal. Sie öffnen ein Dokument, markieren Stellen, fügen Notizen oder eine Unterschrift hinzu und laden das Ergebnis wieder herunter. Dazu kommen acht Werkzeuge zum Zusammenführen, Teilen, Komprimieren und Umwandeln. Sie brauchen kein zusätzliches Programm auf Ihrem Rechner.

Wofür Sie es brauchen¶

Im Büroalltag haben Sie ständig mit PDF-Dateien zu tun. Verträge kommen als PDF, Rechnungen werden als PDF verschickt, gescannte Dokumente liegen als PDF auf der Festplatte. Oft müssen Sie schnell etwas anpassen. Eine Seite drehen, mehrere Dateien zu einer zusammenfassen oder eine handschriftliche Notiz ergänzen. ONE PDF erledigt all das im Browser.

Ein Beispiel. Sie erhalten einen mehrseitigen Vertrag und sollen ihn gegenzeichnen. Sie öffnen die Datei in ONE PDF, markieren wichtige Passagen mit dem Textmarker, schreiben einen Kommentar an den Rand und setzen Ihre Unterschrift auf die letzte Seite. Danach laden Sie das fertige Dokument herunter und senden es zurück. Drucken und Einscannen entfallen.

Ein weiteres Beispiel. Sie haben drei einzelne Scans, die eigentlich zusammengehören. Mit dem Werkzeug "Zusammenführen" verbinden Sie die drei PDF-Dateien in der richtigen Reihenfolge zu einem Dokument. Ist die fertige Datei zu groß für den E-Mail-Versand, verkleinern Sie sie anschließend mit "Komprimieren".

Auch gescannte Papierdokumente werden nutzbar. Wenn ein Scan nur aus Bildern besteht, lässt sich der Text nicht durchsuchen oder kopieren. Das Werkzeug "OCR" erkennt den Text und legt ihn unsichtbar über die Seiten. Danach finden Sie jedes Wort über die Suche und können Textstellen herauskopieren.

Funktionen im Überblick¶

ONE PDF besteht aus zwei Bereichen. Oben wählen Sie über die Reiter "Ansehen & Bearbeiten" und "Werkzeuge".

Ansehen und Navigieren¶

Der Reiter "Ansehen & Bearbeiten" zeigt das PDF in einem vollständigen Betrachter. Sie blättern vor und zurück, springen über die Seitenzahl direkt zu einer bestimmten Seite und vergrößern oder verkleinern die Ansicht. Eine Seitenübersicht mit Miniaturbildern hilft beim Springen in langen Dokumenten. Lesezeichen und die Gliederung des Dokuments werden in einer Seitenleiste angezeigt. Über die Volltextsuche (Strg+F) finden Sie jedes Wort. Verschiedene Ansichtsmodi wie Einzelseite, Endlos-Scroll oder Doppelseite sind verfügbar, ebenso ein Vollbild-Präsentationsmodus.

Markieren und Kommentieren¶

Sie heben Textstellen farbig hervor, zeichnen mit dem Stift frei auf die Seite, setzen frei platzierbaren Text und fügen Stempel ein. Farbe, Stärke und Deckkraft lassen sich jeweils einstellen. Kommentare hängen Sie an beliebige Stellen, eine Kommentarliste fasst alle Anmerkungen übersichtlich zusammen. Eine Rückgängig-Funktion macht den letzten Schritt rückgängig.

Unterschreiben¶

Mit dem Signatur-Werkzeug setzen Sie Ihre Unterschrift direkt ins Dokument. Sie zeichnen sie per Maus oder Finger, tippen sie als Text oder laden ein Bild hoch. Einmal erstellte Unterschriften lassen sich speichern und beim nächsten Dokument wiederverwenden.

Speichern und Drucken¶

Über "Save" sichern Sie die bearbeitete Fassung mit allen Anmerkungen, über "Download" laden Sie das fertige PDF herunter. Die Druckfunktion gibt das Dokument direkt an Ihren Drucker aus. Auch verschlüsselte und passwortgeschützte PDF-Dateien lassen sich öffnen.

Werkzeuge¶

Der Reiter "Werkzeuge" enthält acht Funktionen für häufige Aufgaben:

Zusammenführen: Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen verbinden. Die Reihenfolge ändern Sie per Ziehen oder mit den Pfeil-Tasten. Ergebnis: zusammengefuehrt.pdf.
Seiten verwalten: Einzelne Seiten drehen, löschen oder neu anordnen. Eine Vorschau zeigt alle Seiten als Miniaturbilder, gelöschte Seiten erscheinen halbtransparent. Ergebnis: bearbeitet.pdf.
Teilen / Extrahieren: Bestimmte Seiten herauslösen, etwa "1-3,5,8-10". Ohne Angabe wird jede Seite zu einer eigenen Datei in einem ZIP-Archiv. Ergebnis: auszug.pdf oder teile.zip.
Bilder → PDF: Aus JPEG- und PNG-Bildern eine PDF-Datei erstellen. Jedes Bild wird eine Seite. Ergebnis: bilder.pdf.
OCR (durchsuchbar): Gescannte PDF-Dateien durchsuchbar machen. Sprache wählbar: Deutsch, Englisch oder beides. Ergebnis: ocr.pdf.
Komprimieren: Die Dateigröße verringern. Wählbar in den Stufen stark, mittel und leicht. Das Werkzeug zeigt die Größe vorher und nachher an. Ergebnis: komprimiert.pdf.
Office → PDF: Word-, Excel-, PowerPoint- und OpenDocument-Dateien in PDF umwandeln. Ergebnis: dokument.pdf.
PDF → Bilder: Jede Seite als einzelnes PNG-Bild speichern. Die Auflösung ist von 100 bis 300 dpi wählbar. Ergebnis: seiten.zip.

Schritt für Schritt¶

Ein PDF bearbeiten und unterschreiben¶

Öffnen Sie ONE PDF über die Navigation (Route /pdf-editor).
Bleiben Sie auf dem Reiter "Ansehen & Bearbeiten" und öffnen Sie Ihre Datei.
Markieren Sie Stellen mit dem Textmarker, schreiben Sie Kommentare oder zeichnen Sie mit dem Stift.
Klicken Sie auf das Signatur-Werkzeug, erstellen Sie Ihre Unterschrift und platzieren Sie sie auf der Seite.
Laden Sie das fertige Dokument über "Download" herunter.

Übersicht von ONE PDF mit Betrachter und Werkzeug-Reitern

Mehrere PDF-Dateien zusammenführen¶

Wechseln Sie auf den Reiter "Werkzeuge" (Route /pdf-werkzeuge).
Wählen Sie "Zusammenführen".
Ziehen Sie Ihre PDF-Dateien in das Fenster oder wählen Sie sie über den Datei-Dialog aus.
Bringen Sie die Dateien per Ziehen in die gewünschte Reihenfolge.
Klicken Sie "Zusammenführen & herunterladen".

Einen Scan durchsuchbar machen¶

Öffnen Sie den Reiter "Werkzeuge" und wählen Sie "OCR (durchsuchbar)".
Laden Sie das gescannte PDF hoch.
Wählen Sie die Sprache, etwa "Deutsch + Englisch".
Starten Sie die Erkennung und laden Sie anschließend die durchsuchbare Datei herunter.

Einstellungen und Optionen¶

Die Werkzeuge "Zusammenführen", "Seiten verwalten", "Teilen" und "Bilder → PDF" arbeiten ausschließlich in Ihrem Browser. Es werden dabei keine Dateien hochgeladen. Ein Hinweis weist Sie darauf hin.

Die Werkzeuge "OCR", "Komprimieren", "Office → PDF" und "PDF → Bilder" werden auf den Servern der Wolfswerk Cloud verarbeitet. Auch dabei verlässt die Datei Ihren Mandanten nicht. Ein entsprechender Hinweis steht bei jedem dieser Werkzeuge.

Pro Vorgang gilt eine Obergrenze von 80 MB je Datei. Bei der OCR-Erkennung wählen Sie zusätzlich die Option "Alles neu erkennen (Force-OCR)", wenn auch bereits durchsuchbare Seiten neu erfasst werden sollen. Das dauert länger und ersetzt vorhandenen Text.

ONE PDF speichert keine Ergebnisse dauerhaft. Jedes bearbeitete oder umgewandelte Dokument laden Sie herunter. Wenn Sie es in der Cloud ablegen möchten, speichern Sie es anschließend selbst in Ihren Dateien.

Tipps und Hinweise¶

Achten Sie beim Komprimieren auf die Vorschau der Größenangabe. Die mittlere, empfohlene Stufe liefert in den meisten Fällen einen guten Kompromiss aus Qualität und Dateigröße.
Beim Werkzeug "Teilen" geben Sie Seitenbereiche im Format "1-3,5,8-10" an. Die Reihenfolge Ihrer Eingabe wird übernommen.
Lädt eine Datei nicht, ist sie möglicherweise beschädigt oder geschützt. Prüfen Sie die Originaldatei.
OCR und Komprimieren können bei großen Dateien einen Moment dauern. Eine Statuszeile zeigt den Fortschritt an.
Speichern Sie das fertige Dokument selbst in Ihren Dateien, wenn Sie es behalten möchten. ONE PDF bewahrt nichts auf.

Häufige Fragen¶

Muss ich ein Programm installieren? Nein. ONE PDF läuft vollständig im Browser. Sie öffnen es im Portal und legen sofort los.

Sind meine Dateien sicher? Ja. Viele Werkzeuge arbeiten nur lokal in Ihrem Browser. Bei den serverseitigen Werkzeugen verlässt die Datei Ihren Mandanten nicht. Ein Hinweis macht jeweils kenntlich, wo die Verarbeitung stattfindet.

Wie groß darf eine Datei sein? Pro Vorgang sind bis zu 80 MB möglich.

Kann ich Office-Dokumente in PDF umwandeln? Ja. Das Werkzeug "Office → PDF" verarbeitet Word, Excel, PowerPoint sowie OpenDocument-Formate.

Wird meine Unterschrift gespeichert? Sie können eine erstellte Unterschrift im Signatur-Werkzeug speichern und beim nächsten Dokument wiederverwenden.