ONE Personal¶

ONE Personal ist Ihre digitale Personalverwaltung. Sie führen Personalakten mit Stammdaten, Verträgen, Vergütung und Dokumenten und verwalten Urlaub und Abwesenheiten mit Genehmigung. Das Modul umfasst die Personalakte und die Urlaubsverwaltung. Mitarbeitende beantragen Urlaub selbst, Führungskräfte genehmigen, und die Personalabteilung behält Fristen, Geburtstage und Auswertungen im Blick.

Wofür Sie es brauchen¶

Sie wollen Personaldaten, Verträge und Fristen an einem Ort führen und Urlaubsanträge ohne Papier und E-Mail-Ketten genehmigen. ONE Personal bildet den gesamten Lebenszyklus eines Beschäftigungsverhältnisses ab, vom Onboarding über Gehaltsentwicklung, Qualifikationen und Mitarbeitergespräche bis zum Offboarding.

Das Modul entlastet die Personalabteilung durch automatische Erinnerungen an ablaufende Fristen, eine Auswertung mit Kennzahlen und automatisch erzeugte Bescheinigungen. Gleichzeitig erhalten Mitarbeitende und Führungskräfte einen einfachen Weg, Urlaub zu beantragen und zu genehmigen.

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin beantragt Urlaub über das Portal und wählt eine Vertretung. Die Führungskraft sieht den Antrag unter "Genehmigungen", prüft den Team-Kalender auf Überschneidungen und genehmigt mit einem Klick. Der Resturlaub wird automatisch angepasst. Läuft kurz darauf der Aufenthaltstitel eines anderen Mitarbeiters ab, taucht diese Frist rechtzeitig im Reiter "Fristen" auf.

Funktionen im Überblick¶

Übersicht der Personalakte¶

Die Personalakte bietet mehrere Ansichten: "Mitarbeiter" listet alle Beschäftigten mit Personalnummer, Team, Eintrittsdatum und Status. "Organigramm" zeigt die Berichtsstruktur. "Geburtstage" zeigt anstehende Geburtstage und Dienstjubiläen. "Schulungen" verwaltet den Schulungskatalog. "Fristen" zeigt ablaufende Termine der nächsten Monate mit Dringlichkeitskennzeichnung. "Anträge" sammelt Selbstanträge und DSGVO-Anfragen. "Auswertung" liefert ein Kennzahlen-Dashboard.

Die einzelne Personalakte¶

Öffnen Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, gliedert sich die Akte in mehrere Reiter:

• Stammdaten: Personalnummer, Geburtsdatum, Privatadresse, Bankverbindung (IBAN/BIC), Steuer-ID, SV-Nummer, Krankenkasse, Notfallkontakt und weitere persönliche Angaben.
• Vertragsakte: Eintrittsdatum, Probezeit, Befristung, Beschäftigungsart, Vertragsart, Kündigungsfrist, Status, Standort, Kostenstelle und Team sowie Fristen für Sicherheitsunterweisung und DSGVO-Schulung.
• Dokumente: Dokumente mit Kategorie (Vertrag, Zeugnis, Bescheinigung, Schulung, Ausweis, Sonstiges) und optionalem Ablaufdatum. Auf Wunsch verknüpfen Sie ein Dokument aus ONE Akte.
• Vergütung: Aktuelles Gehalt, Gehaltshistorie mit Intervall (monatlich, jährlich, stündlich) und Anlass sowie Zusatzleistungen (Benefits) wie Firmenwagen mit monatlichem Wert.
• Skills: Qualifikationen mit Kategorie, Niveau (1 bis 5) und Zertifikatsablauf.
• Schulungen: Schulungen aus dem Katalog oder frei erfasst, mit Status (Absolviert, Geplant), Datum, Gültigkeit und Anbieter.
• Security-Awareness: Übersicht der zugewiesenen Awareness-Kurse aus ONE Schulung mit Status, Fälligkeit und Punktzahl.
• Assets: Ausgegebene Geräte (Notebook, Telefon, Schlüssel, Zugangskarte, Fahrzeug und mehr) mit Seriennummer und Status. Ausgabe- und Rücknahmeprotokoll stehen als PDF bereit und lassen sich vom Mitarbeiter signieren.
• Performance: Mitarbeitergespräche mit Art (Jahresgespräch, Zwischengespräch, Probezeit, Feedback) und Bewertung sowie Zielvereinbarungen mit Fortschritt.
• Onboarding: Checklisten für Ein- und Austritt mit Fortschrittsanzeige.
• Compliance: Einwilligungen, Verpflichtungen und Richtlinien mit Status sowie DSGVO-Betroffenenanträge.
• Bescheinigungen: Standarddokumente wie Arbeits-, Beschäftigungs-, Gehalts- oder Urlaubsbescheinigung automatisch erstellen, als PDF herunterladen oder direkt in der Akte speichern.
• Notizen: Freie Notizen zur Person.

Auswertung¶

Der Reiter "Auswertung" zeigt Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl, aktive Beschäftigte, Lohnsumme pro Monat und Jahr, Benefits, genommenen Urlaub und Fristen der nächsten 30 Tage. Aufschlüsselungen nach Team, Standort, Beschäftigung, Skills und Assets ergänzen das Bild.

Urlaub und Abwesenheiten¶

Die Urlaubsverwaltung zeigt oben Ihr Konto mit Anspruch, genommenen Tagen, Resturlaub und Übertrag. Darunter wechseln Sie zwischen "Meine Anträge", "Genehmigungen" (für Genehmigende), "Team-Kalender" und "Einstellungen" (für Genehmigende). Über "Urlaub beantragen" stellen Sie einen Antrag mit Art, Zeitraum, Halbtagsoptionen, Vertretung und Anmerkung. Anträge tragen den Status Offen, Genehmigt, Abgelehnt oder Storniert.

Genehmigende sehen offene Anträge unter "Genehmigungen" und entscheiden mit einem Klick. Der Team-Kalender zeigt alle Abwesenheiten des Jahres, um Überschneidungen zu erkennen. In den Einstellungen verwalten sie Abwesenheitsarten (mit Angabe, ob sie das Urlaubskonto belasten und ob sie eine Genehmigung erfordern) sowie Abteilungen mit Leitung.

Schritt für Schritt¶

Urlaub beantragen¶

1. Öffnen Sie ONE Personal und den Reiter "Meine Anträge".
2. Klicken Sie auf "Urlaub beantragen".
3. Wählen Sie die Art (zum Beispiel Urlaub), den Zeitraum (Von/Bis) und bei Bedarf Halbtagsoptionen.
4. Wählen Sie eine Vertretung und tragen Sie optional eine Anmerkung ein.
5. Klicken Sie auf "Antrag stellen". Der Antrag erscheint mit Status "Offen".

Einen Urlaubsantrag genehmigen¶

1. Öffnen Sie den Reiter "Genehmigungen".
2. Prüfen Sie den Antrag und werfen Sie bei Bedarf einen Blick in den "Team-Kalender".
3. Klicken Sie auf das grüne Häkchen zum Genehmigen oder auf das rote Kreuz zum Ablehnen.
4. Der Resturlaub der antragstellenden Person wird automatisch angepasst.

Eine Bescheinigung erstellen¶

1. Öffnen Sie die Personalakte der Person und den Reiter "Bescheinigungen".
2. Wählen Sie die Art der Bescheinigung (zum Beispiel Gehaltsnachweis).
3. Klicken Sie auf "PDF" zum Herunterladen oder auf "In Akte speichern".
4. Die Bescheinigung wird aus Stammdaten, Vertrag, Vergütung beziehungsweise Urlaubskonto erzeugt.

Einstellungen und Optionen¶

Die Rollen sind klar getrennt. Mitarbeitende sehen ihr eigenes Urlaubskonto und ihre Anträge. Genehmigende und die Personalabteilung sehen zusätzlich "Genehmigungen", den Team-Kalender, die Einstellungen und die vollständige Personalakte.

Abwesenheitsarten konfigurieren Genehmigende selbst, inklusive der Frage, ob eine Art das Urlaubskonto belastet und ob sie genehmigt werden muss. Urlaubsanträge durchlaufen die Status Offen, Genehmigt, Abgelehnt und Storniert. Dokumente, Assets, Skills, Schulungen, Einwilligungen und DSGVO-Anträge tragen jeweils eigene Statuswerte und Kategorien.

Tipps und Hinweise¶

• Pflegen Sie Fristen wie Probezeit, Befristung und Sicherheitsunterweisung, damit sie rechtzeitig im Reiter "Fristen" erscheinen.
• Verknüpfen Sie wichtige Personaldokumente mit ONE Akte, damit sie zentral durchsuchbar sind.
• Lassen Sie Ausgabeprotokolle für Geräte vom Mitarbeiter signieren, um die Übergabe zu dokumentieren.
• Wählen Sie beim Urlaubsantrag immer eine Vertretung, um Engpässe zu vermeiden.
• Nutzen Sie den Team-Kalender vor der Genehmigung, um Überschneidungen früh zu erkennen.

Häufige Fragen¶

Wer kann meine Personalakte sehen? Die vollständige Personalakte sehen die Personalabteilung und berechtigte Genehmigende. Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter sehen Sie Ihr eigenes Urlaubskonto und Ihre Anträge.

Wie wird mein Resturlaub berechnet? Aus Ihrem Jahresanspruch zuzüglich Übertrag abzüglich der genehmigten und genommenen Tage. Abwesenheitsarten, die das Urlaubskonto belasten, werden abgezogen. Sie sehen den Stand oben in der Urlaubsübersicht.

Was passiert mit Fristen, die ablaufen? Ablaufende Fristen, etwa Probezeit, Befristung oder Aufenthaltstitel, erscheinen im Reiter "Fristen" mit Dringlichkeitskennzeichnung. So sehen Sie rechtzeitig, was zu tun ist.

Welche Bescheinigungen kann ich erzeugen? Standarddokumente wie Arbeitsbescheinigung, Beschäftigungsnachweis, Gehaltsnachweis und Urlaubsbescheinigung. Sie werden aus den vorhandenen Daten erzeugt und lassen sich als PDF herunterladen oder in der Akte speichern.

Muss jede Abwesenheit genehmigt werden? Das hängt von der Abwesenheitsart ab. Genehmigende legen je Art fest, ob eine Genehmigung nötig ist und ob die Art das Urlaubskonto belastet.

Detailansichten¶

Mitarbeiter¶

Organigramm¶

Geburtstage¶

Schulungen¶

Fristen¶

Anträge¶

Auswertung¶

Verwandte Module¶

• ONE Akte (DMS)
• ONE Schulung
• Kalender
• Zeiterfassung