Schutz & Sicherheit¶

Optionale Erweiterung

Dieses Modul ist eine optionale Erweiterung. Voraussetzung: das gebuchte Modul Mail sowie das aktive Addon Schutz & Sicherheit.

Schutz & Sicherheit bündelt Virenschutz und Spam-Abwehr für Ihre E-Mails. Sie finden den Bereich als Reiter "Spam & Schutz" in den Mail-Einstellungen. Dort sehen Sie den Status des Virenschutzes und pflegen Listen mit erlaubten und gesperrten Absendern. Aus jeder Nachricht heraus markieren Sie unerwünschte Mails mit einem Klick.

Wofür Sie es brauchen¶

Jeden Tag landen unerwünschte Werbemails, Betrugsversuche und gefährliche Anhänge in Postfächern. Schutz & Sicherheit verringert dieses Risiko auf zwei Ebenen. Erstens prüft ein Virenschutz Anhänge und Datei-Uploads automatisch. Zweitens entscheiden Sie selbst, welche Absender immer durchkommen und welche direkt im Spam-Ordner landen.

Ein Beispiel. Ein wichtiger Kunde landet versehentlich im Spam-Ordner, weil seine Mails ungewöhnlich aussehen. Sie öffnen die Nachricht und klicken "Kein Spam". Damit holen Sie die Mail zurück in den Posteingang und tragen den Absender gleichzeitig in die Liste der erlaubten Absender ein. Künftige Mails dieses Kunden kommen zuverlässig an.

Ein zweites Beispiel. Sie erhalten wiederholt Werbung von derselben Firma. Sie öffnen eine dieser Mails und klicken "Als Spam". Die Nachricht wandert in den Spam-Ordner, und der Absender wird automatisch gesperrt. Alternativ tragen Sie die ganze Domain der Firma in die Blocklist ein und sperren so alle Adressen auf einmal.

Ein drittes Beispiel betrifft den Virenschutz. Ein Anhang enthält Schadsoftware. Das System erkennt das beim Download und blockiert die Datei. In der Statuskarte sehen Sie unter "Blockierte Dateien", welche Datei betroffen war und welcher Virus erkannt wurde.

Funktionen im Überblick¶

Der Reiter "Spam & Schutz" gliedert sich in einen Status-Bereich und zwei Absenderlisten. Hinzu kommen Schnellaktionen direkt in der Mail-Ansicht.

Virenschutz-Status¶

Eine Statuskarte zeigt, ob der Virenschutz "aktiv" oder "offline" ist. Bei aktivem Schutz erscheint ein grünes Kennzeichen, bei offline ein bernsteinfarbenes. Die Beschreibung lautet: "Datei-Uploads und Anhänge werden automatisch auf Viren geprüft." Die Prüfung läuft im Hintergrund, ohne dass Sie etwas einstellen müssen.

Blockierte Dateien¶

Wurde Schadsoftware abgefangen, listet ein eigener Bereich die betroffenen Dateien auf. Zu jeder Datei sehen Sie den Dateinamen, den erkannten Virus, die Quelle (Anhang, Datei oder E-Signatur) und das Datum. So behalten Sie den Überblick über abgewehrte Bedrohungen.

Erlaubte Absender (Whitelist)¶

Diese Absender landen immer im Posteingang. Sie tragen eine einzelne E-Mail-Adresse oder eine ganze Domain ein. Ein Beispiel für eine Domain ist die Endung hinter dem @-Zeichen, etwa "kunde.de". Die Whitelist hat Vorrang vor der Blocklist. Ein erlaubter Absender wird also immer zugestellt.

Gesperrte Absender (Blocklist)¶

Diese Absender wandern automatisch in den Spam- beziehungsweise Junk-Ordner. Auch hier tragen Sie einzelne Adressen oder ganze Domains ein. So filtern Sie hartnäckige Werbung oder bekannte Betrugsadressen dauerhaft aus.

Listen pflegen¶

Über das Eingabefeld "E-Mail oder Domain…" und die Schaltfläche "Hinzufügen" ergänzen Sie einen Eintrag. Mit dem kleinen X neben einem Eintrag entfernen Sie ihn wieder. Ist eine Liste leer, erscheint ein Hinweis wie "Noch keine erlaubten Absender." beziehungsweise "Noch keine gesperrten Absender.".

Schnellaktionen in der Mail-Ansicht¶

In der Nachrichtenliste und beim Lesen einer Mail finden Sie zwei Schaltflächen. Außerhalb des Spam-Ordners heißt sie "Als Spam markieren". Sie verschiebt die Nachricht in den Spam-Ordner und sperrt den Absender. Im Spam-Ordner heißt sie "Kein Spam". Sie holt die Nachricht zurück in den Posteingang und erlaubt den Absender.

Schritt für Schritt¶

Spam-Listen pflegen¶

Öffnen Sie das Modul Mail.
Klicken Sie auf das Zahnrad und öffnen Sie die Einstellungen.
Wechseln Sie zum Reiter "Spam & Schutz".
Tragen Sie unter "Erlaubte Absender (Whitelist)" oder "Gesperrte Absender (Blocklist)" eine Adresse oder Domain ein.
Klicken Sie auf "Hinzufügen".

Übersicht von Schutz & Sicherheit mit Virenschutz-Status und Absenderlisten

Eine Mail als Spam melden¶

Öffnen Sie die unerwünschte Nachricht im Posteingang.
Klicken Sie auf "Als Spam".
Die Mail wandert in den Spam-Ordner, der Absender wird gesperrt.
Liegt eine Mail zu Unrecht im Spam-Ordner, öffnen Sie sie dort und klicken "Kein Spam".

Einstellungen und Optionen¶

Der Virenschutz lässt sich nicht manuell ein- oder ausschalten. Die Statuskarte dient nur zur Information. Die Prüfung greift automatisch beim Herunterladen von Anhängen und beim Hochladen von Dateien.

Jede Person verwaltet ihre eigenen Spam-Listen. Die erlaubten und gesperrten Absender gelten für Ihr Postfach. Eine Domain in der Liste deckt alle Adressen dieser Domain ab.

Die Listen sind anfangs leer und füllen sich durch Ihre Einträge oder durch die Schnellaktionen "Als Spam" und "Kein Spam". Im Standardzustand gelangen Nachrichten regulär in den Posteingang, bis Sie eine Regel anlegen.

Tipps und Hinweise¶

Die Whitelist hat Vorrang. Steht ein Absender in beiden Listen, wird er zugestellt.
Eine Domain in der Liste deckt alle Adressen dieser Domain ab. So sperren oder erlauben Sie ganze Absenderbereiche auf einmal.
"Als Spam" erledigt zwei Dinge gleichzeitig. Es sperrt den Absender und verschiebt die Nachricht in den Spam-Ordner.
Prüfen Sie regelmäßig Ihren Spam-Ordner. So merken Sie, ob eine wichtige Mail versehentlich aussortiert wurde, und holen sie mit "Kein Spam" zurück.
Tragen Sie nur Adressen oder Domains ein, die Sie wirklich blockieren wollen. Eine versehentlich gesperrte Domain kann viele wichtige Mails aussortieren.

Häufige Fragen¶

Kann ich den Virenschutz abschalten? Nein. Der Virenschutz läuft dauerhaft und automatisch. Die Statuskarte zeigt nur an, ob er gerade aktiv ist.

Gelten meine Spam-Listen für alle Kollegen? Nein. Jede Person pflegt ihre eigenen Listen für ihr eigenes Postfach.

Was passiert mit einer als Spam markierten Mail? Sie wandert in den Spam- beziehungsweise Junk-Ordner, und der Absender wird automatisch gesperrt.

Kann ich eine ganze Firma blockieren? Ja. Tragen Sie die Domain der Firma in die Blocklist ein. Damit sind alle Adressen dieser Domain erfasst.

Wie hole ich eine fälschlich aussortierte Mail zurück? Öffnen Sie die Nachricht im Spam-Ordner und klicken Sie "Kein Spam". Sie landet wieder im Posteingang, und der Absender wird erlaubt.