ONE Verträge¶

Mit ONE Verträge verwalten Sie alle Verträge Ihres Unternehmens an einem Ort. Sie erfassen jeden Vertrag einmal mit Beginn, Ende, Wert und Kündigungsfrist. Das Modul rechnet aus, bis wann Sie kündigen können, und warnt Sie rechtzeitig. So läuft kein Vertrag mehr ungewollt weiter.

Wofür Sie es brauchen¶

Verträge laufen oft still weiter, weil eine Kündigungsfrist übersehen wurde. Ein Software-Abo verlängert sich um ein Jahr, eine Versicherung wird teurer, ein Mietvertrag bindet Sie länger als gedacht. ONE Verträge verhindert das. Sie tragen jeden Vertrag mit seinen Eckdaten ein, und das System übernimmt die Terminüberwachung.

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Wartungsvertrag mit jährlicher automatischer Verlängerung und drei Monaten Kündigungsfrist. Das Modul berechnet aus diesen Angaben den letzten möglichen Kündigungstag. Im Dashboard erscheint der Vertrag als demnächst fällig, sobald die Frist näher rückt. Sie entscheiden in Ruhe, ob Sie verlängern oder kündigen.

Ein zweites Beispiel. Ihre Buchhaltung möchte wissen, wie hoch die jährlichen Vertragskosten sind. Das Dashboard zeigt den Jahreswert aller aktiven Verträge auf einen Blick. Sie sparen sich das Zusammenrechnen einzelner Rechnungen.

ONE Verträge eignet sich für Kundenverträge, Lieferantenverträge, Mietverträge, Lizenzen und Abos, Versicherungen sowie Dienstleistungsverträge. Über eigene Vertragsarten bilden Sie zusätzlich Spezialfälle ab, etwa einen Wartungsvertrag mit Anlagennummer.

Funktionen im Überblick¶

Dashboard mit Kennzahlen¶

Über dem Vertragsbestand sehen Sie vier Kennzahlen. „Aktive Verträge" zählt alle laufenden Verträge. „Jahreswert" summiert deren auf das Jahr gerechneten Wert in Euro. „Demnächst (90T)" zeigt, wie viele Fristen in den nächsten 90 Tagen anstehen. „Überfällig" weist überschrittene Fristen aus und wird rot, sobald es welche gibt.

Verträge erfassen und verwalten¶

Jeder Vertrag erhält automatisch eine fortlaufende Nummer. Sie hinterlegen Titel, Vertragspartner, Art, Status, Beginn, Ende und Wert. Beim Wert wählen Sie zusätzlich die Abrechnung: einmalig, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Optional verknüpfen Sie eine Firma aus dem CRM, hinterlegen Tags und schreiben Notizen.

Fristen, Reminder und automatische Verlängerung¶

Sie geben die Kündigungsfrist in Tagen an und legen fest, ab wie vielen Tagen vorher Sie erinnert werden möchten (Standard 30 Tage). Setzen Sie „Auto-Verlängerung", verlängert sich der Vertrag um die hinterlegte Anzahl Monate. Aus diesen Angaben berechnet das System den letzten Kündigungstag und den Stichtag für die Erinnerung.

Status und Vertragsarten¶

Ein Vertrag hat einen von vier Status: Entwurf, Aktiv, Gekündigt oder Abgelaufen. Als Art stehen die Standardtypen Kunde, Lieferant, Miete, Lizenz/SaaS, Versicherung, Dienstleistung und Sonstige bereit. Zusätzlich legen Sie eigene Vertragsarten mit eigenen Feldern an (siehe Einstellungen).

Dokumente und ONE Akte¶

Sie hängen Dateien direkt an einen Vertrag (bis 25 MB pro Datei) oder verknüpfen ein vorhandenes Dokument aus der ONE Akte. Eine Volltextsuche im DMS hilft beim Finden. Ein Dokument lässt sich als primär kennzeichnen. Dieser Bereich erscheint nur, wenn ONE Akte oder ONE Sign gebucht ist.

Elektronische Unterschrift mit ONE Sign¶

Liegt ein primäres Dokument vor, senden Sie den Vertrag direkt zur Unterschrift. Sie tragen Name und E-Mail der unterzeichnenden Person ein. Das Modul zeigt anschließend, ob der Vertrag zur Signatur gesendet oder bereits signiert ist, und Sie können den Status prüfen.

Historie¶

Jede wichtige Änderung wird protokolliert: Anlegen, Ändern, Verlängern, Abgelaufen, Gekündigt, Reaktiviert, Dokument verknüpft oder entfernt sowie Signatur gesendet und signiert. So sehen Sie jederzeit, was wann mit einem Vertrag passiert ist.

Schritt für Schritt¶

Einen Vertrag anlegen¶

1. Öffnen Sie ONE Verträge über die Seitenleiste.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Vertrag".
3. Tragen Sie Titel, Vertragspartner und die Art ein.
4. Erfassen Sie Beginn und Ende sowie den Wert mit der passenden Abrechnung.
5. Setzen Sie Kündigungsfrist, Reminder und bei Bedarf die automatische Verlängerung.
6. Klicken Sie auf „Speichern".

Eine Frist im Blick behalten¶

1. Bleiben Sie im Tab „Fristen".
2. Prüfen Sie die Liste der überfälligen und demnächst anstehenden Verträge.
3. Achten Sie auf die farbigen Frist-Markierungen. Rot bedeutet überfällig, Gelb steht für die nächsten 30 Tage.
4. Öffnen Sie den betroffenen Vertrag und entscheiden Sie über Kündigung oder Verlängerung.

Ein Dokument zur Unterschrift senden¶

1. Öffnen Sie den Vertrag und scrollen Sie zum Bereich „Dokumente (ONE Akte)".
2. Verknüpfen Sie ein Dokument oder laden Sie eine Datei hoch und markieren Sie sie als primär.
3. Klicken Sie auf „Zur Signatur senden (ONE Sign)".
4. Tragen Sie Name und E-Mail der unterzeichnenden Person ein und senden Sie.
5. Verfolgen Sie den Status über „Status prüfen".

Einstellungen und Optionen¶

Im Tab „Vertragsarten" legen Sie eigene Vertragstypen an. Jede Art bekommt einen Namen und eine eigene Eingabemaske. Für die Felder stehen die Typen Text, Textfeld (lang), Zahl, Ja/Nein, Auswahl und Datum bereit. Bei „Auswahl" hinterlegen Sie die Optionen. Felder lassen sich als Pflichtfeld markieren. So bilden Sie etwa einen Wartungsvertrag mit Anlagennummer und Intervall ab.

Eine Vertragsart können Sie auf inaktiv setzen, ohne sie zu löschen. Löschen Sie eine Art, behalten bestehende Verträge ihre bereits erfassten Werte.

Im Tab „Alle Verträge" filtern Sie nach Titel oder Partner, nach Status, nach Art und nach Schlagwort. Jeden Vertrag exportieren Sie als PDF. Der Zugriff auf das Modul wird über Ihre Berechtigungen gesteuert.

Tipps und Hinweise¶

• Hinterlegen Sie die Kündigungsfrist immer korrekt. Nur dann berechnet das System den letzten Kündigungstag richtig.
• Nutzen Sie Tags wie „kritisch" oder „miete", um zusammengehörige Verträge schnell zu filtern.
• Markieren Sie das wichtigste Dokument als primär. Nur das primäre Dokument lässt sich zur Unterschrift senden.
• Verknüpfen Sie die zugehörige Firma aus dem CRM, damit alle Verträge eines Geschäftspartners zusammenhängen.
• Prüfen Sie das Dashboard regelmäßig, am besten zu Monatsbeginn.

Häufige Fragen¶

Wie berechnet das Modul den Kündigungstermin? Aus Ende, Kündigungsfrist und automatischer Verlängerung. Das System ermittelt daraus den letzten möglichen Kündigungstag und den Reminder-Stichtag.

Brauche ich ONE Akte, um Verträge zu nutzen? Nein. ONE Verträge funktioniert eigenständig. Für das Anhängen und Verknüpfen von Dokumenten benötigen Sie zusätzlich ONE Akte.

Kann ich einen Vertrag elektronisch unterschreiben lassen? Ja, mit dem AddOn ONE Sign. Voraussetzung ist ein als primär markiertes Dokument.

Was passiert mit alten Verträgen, wenn ich eine Vertragsart lösche? Bestehende Verträge behalten ihre bereits erfassten Werte. Nur die Art steht für neue Verträge nicht mehr zur Auswahl.

Wie groß darf eine hochgeladene Datei sein? Bis 25 MB pro Datei.

Detailansichten¶

Fristen¶

Alle Verträge¶

Vertragsarten¶

Verwandte Module¶

• ONE Akte (Dokumente)
• ONE Sign (Signatur)
• CRM
• ONE Rechnungen